Riktlinjer för hantering av medborgarförslag

Antagen av kommunfullmäktige den 18 maj 2020 och är giltig till och med den 31 december 2023. Ansvarig ägare är kommundirektören.

Kriterier för medborgarförslag

  • Medborgarförslag är ett förslag om att införa eller utveckla något som ligger inom den kommunala kompetensen.
  • Ett medborgarförslag kan bara behandlas om det ligger inom ramen för kommunens befogenhetsområde och ansvar.
  • Ett medborgarförslag får inte innehålla odemokratiskt eller diskriminerande innehåll. Det får inte strida mot svensk lag eller annan författning.
  • Ett medborgarförslag får inte beröra myndighetsutövning mot enskild person. Det får heller inte handla om enskilt föreningsbidrag eller bidrag till enskild organisation.
  • Ett medborgarförslag måste innehålla ett konkret förslag som kommunfullmäktige kan ta ställning till samt en motivering till förslaget. Medborgarförslaget får inte innehålla fler än ett förslag, det vill säga enbart ta upp ett ämne.
  • Endast personer som är folkbokförda i Upplands Väsby kommun kan lämna medborgarförslag. Även personer som inte fått kommunal rösträtt kan lämna medborgarförslag, till exempel barn och ungdomar. Föreningar, råd, sammanslutningar eller organisationer kan alltså inte lämna medborgarförslag.
  • Medborgarförslag ska innehålla namn och kontaktuppgifter till förslagsställaren.
  • De medborgarförslag som inte uppfyller ovanstående kriterier behandlas inte som medborgarförslag. Medborgarförslag som bedöms vara av rutinmässig karaktär eller som bedöms vara en synpunkt eller ett klagomål ska inte behandlas som ett medborgarförslag. Istället hanteras det enligt rutiner för synpunkts- och klagomålshantering.
  • Protokollsutdragen från medborgarförslag där kommunfullmäktige har tagit ett beslut publiceras på Upplands Väsbys kommuns hemsida.

Förslagsställaren

  • Förslagsställaren kan lämna in ett medborgarförslag personligen, per brev, e-post eller via e-tjänst på kommunens webbsida.
  • Förslagsställaren har rätt att yttra sig vid kommunfullmäktiges sammanträde då kommunfullmäktige beslutar om hur medborgarförslaget ska beredas. När kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd fattar beslut om medborgarförslaget får förslagsställaren en inbjudan att närvara vid sammanträdet. Förslagsställaren har inte möjlighet att ytterligare en gång presentera sitt förslag.
  • I de fall fler personer står bakom ett medborgarförslag ska det anges en kontaktperson för medborgarförslaget. Det ska tydligt framgå kontaktuppgifter till kontaktpersonen. Det är denna person som kommunen kommer att ha kontakt med och det är denna person som har möjlighet att yttra sig vid beslutande organs sammanträde.

Hantering av medborgarförslag

  • När ett medborgarförslag inkommit kontrolleras att det uppfyller kriterier för vidare handläggning. Om medborgarförslaget inte uppfyller kriterierna kommer förslagsställaren att kontaktas med återkoppling. Kanslienheten på kommunledningskontoret svarar för denna hantering.
  • Om medborgarförslaget uppfyller kriterierna kontaktas förslagsställaren och informeras om att medborgarförslaget kommer att behandlas.
  • Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige hur medborgarförslagen ska beredas.
  • Medborgarförslag ska beredas så att kommunfullmäktige eller annan utsedd nämnd kan fatta beslut så snart som möjligt, med ett riktmärke att beslut ska fattas inom nio månader från det att medborgarförslaget väcktes.
  • Kommunfullmäktige kan överlåta till kommunstyrelsen eller annan nämnd att bereda och/eller besluta om medborgarförslaget. Medborgarförslaget ska beslutas av nämnd när detta är möjligt. Det är medborgarförslagets ämne som avgör vilken nämnd som kan bereda och besluta i ärendet. Kommunfullmäktige beslutar i kommunövergripande frågor medan nämnder beslutar i områdesspecifika.
  • Om ett medborgarförslag är snarlikt ett annat förslag som redan fattats beslut om, alternativt liknar ett förslag som lämnats in under de senaste 12 månaderna och är under beredning, behandlas det inte. I dessa fall får förslagsställaren en återkoppling, antingen i form av ett protokollsutdrag av redan fattat beslut, eller besked om att det redan finns ett aktuellt ärende.

Återkoppling till förslagsställaren

  • Förslagsställaren får kontinuerlig återkoppling under hela processen från att ett medborgarförslag inkommit till att ett beslut fattats.
  • Om det inkomna medborgarförslaget bedöms vara en synpunkt eller ett klagomål sker en fortsatt dialog med förslagsställaren kring denna bedömning. Förslagsställaren ges här en möjlighet att skicka in ett nytt kompletterat medborgarförslag.
  • Förslagsställaren får en återkoppling att medborgarförslaget tagits emot och registrerats.
  • Förslagsställaren får en återkoppling vid vilket sammanträde med kommunfullmäktige som medborgarförslaget kommer att anmälas. Förslagsställaren får samtidigt en inbjudan att presentera sitt medborgarförslag för kommunfullmäktige.
  • När fullmäktige har beslutat om hur medborgarförslaget ska beredas skickas beslutet till förslagställaren.
  • Om medborgarförslaget har överlämnats för beredning och beslut till nämnd får förslagsställaren en återkoppling om vid vilket sammanträde beslut fattas om medborgarförslaget och informeras samtidigt om möjligheten att närvara vid sammanträdet.
  • När nämnd eller kommunfullmäktige har fattat ett beslut om medborgarförslaget skickas beslutet till förslagsställaren.

Hantering av synpunkter och klagomål

  • Kommunen har en central funktion för att hantera synpunkter och klagomål. Dessa hanteras direkt av tjänsteorganisationen med en återkoppling till medborgaren direkt av verksamheten.
  • Medborgaren garanteras ett svar på synpunkten eller klagomålet inom tio arbetsdagar.

Förslag till beslut

Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan utsedd nämnd ska avge förslag till beslut på ett medborgarförslag enligt följande:

  • Om nämnden följer medborgarförslagets förslag föreslår/beslutar nämnden att medborgarförslaget antas.
  • Om nämnden inte instämmer med medborgarförslagets förslag eller inte kan prioritera förslaget inom givna ekonomiska ramar ska nämnden föreslå/besluta att medborgarförslaget avslås.
  • Nämnden kan också besluta att ett medborgarförslag ska anses besvarat.
  • Nämnden kan också besluta att en omfattande utredning görs av medborgarförslaget. Handläggningstiden kan då överskrida riktlinjen på nio månader.
  • Det kan vara aktuellt att föreslå att vissa delar av medborgarförslaget antas. Det ska då klart framgå vilka delar som nämnden föreslår/beslutar ska antas respektive avslås.

Svar som kräver en större utredning

  • Om medborgarförslaget är av den karaktären att en omfattande utredning behöver göras ska nämndens svar innehålla en beskrivning av det utredningsarbete som krävs och ett förslag om nämnden anser att utredningen ska genomföras.
  • Om nämnden beslutar att utredningen inte ska genomföras innebär det ett avslag på medborgarförslaget.
  • Om nämnden beslutar att utredningen ska genomföras ska medborgarförslaget under utredningstiden vara kvar som ett medborgarförslag under beredning. Det är nämndens ansvar att upprätta en uppdragsbeskrivning för utredningen. När nämnden redovisar utredningen ska yttrandet innehålla förslag om medborgarförslaget ska antas eller avslås. Att nämnden beslutar att en utredning ska göras innebär alltså inte att medborgarförslaget automatiskt antas, en utredning kan leda fram till att nämnden beslutar att medborgarförslaget avslås.
  • Om medborgarförslaget bedöms kräva en större utredning ska förslagsställaren få en återkoppling om beredningen av ärendet. I de fall utredningen bedöms ta längre tid än ett år ska även detta återkopplas till förslagsställaren.

Återrapportering till kommunfullmäktige

  • Två gånger per år, i april och oktober, får kommunfullmäktige en rapport om de medborgarförslag där handläggningen har överskridit nio månader såväl som ett år. I samband med återrapporteringen redovisas också inkomna medborgarförslag som hanterats inom ramen för kommunens synpunkts- och klagomålshantering. Redovisningen ska innehålla en kort redogörelse till varför handläggning överskridit ett år, alternativt om medborgarförslaget hanterats inom ramen för kommunens synpunkts- och klagomålshantering.
  • Om ett beslut inte tagits inom ett år från det att medborgarförslaget väcktes kan kommunfullmäktige avskriva förslaget, med undantag för de fall då en större utredning pågår.
Senast uppdaterad: 21 september 2020